Importância do Controle Financeiro automatizado da sua empresa de festas e eventos

Importância do Controle Financeiro automatizado da sua empresa de festas e eventos

Realizar o controle financeiro de uma empresa não é uma tarefa fácil e por isso muitos empresários delegam essa árdua tarefa a terceiros, o que pode demandar um certo tempo, por ser algo que envolva um esforço maior (humanamente falando).

O único e grande problema disso, é que tarefas executadas assim, podem gerar erros grandiosos que podem comprometer seriamente a saúde financeira e sobrevivência de uma empresa no ramo de festas e eventos.

É evidente a enorme quantidade de empresas de festas e eventos que fecham as portas precocemente por não fazerem o controle sobre os números financeiros ou por erros de execução no controle financeiro.

Uma opção para amenizar esses erros é automação dos procedimentos rotineiros da sua empresa, contratando uma empresa que possa disponibilizar um software que possa fazer a gestão da sua empresa como um todo, incluindo a parte financeira.

Automação financeira:

A automação financeira, tem como objetivo padronizar os procedimentos da empresa, redução do trabalho humano e redução de erros corriqueiros.

Com a automação financeira, o administrador ou gestor poderá ter todo o controle de recebimentos e despesas da sua empresa no ramo de festas, ou seja, todas as informações de transações financeiras da empresa.

Outra praticidade da automação que estamos citando é que por ser feita por um sistema (software) de gestão, todas as informações da sua empresa de festas e eventos ficarão armazenadas em um só lugar, centralizadas. O administrador ou gestor poderá acessar todas essas informações de onde estiver, pois os softwares armazenam as informações em nuvens.

Depois de implementar essa automação na sua empresa, você conseguirá perceber que ficará mais fácil tomar algumas decisões administrativas, ações de marketing bem como organizar e puxar relatórios financeiros.

Alguns benefícios da automação financeira:

Vamos citar alguns dos inúmeros benefícios de implementar a automação financeiro na sua empresa de festas e eventos:

• Integração de setores: os setores da sua empresa terão maior comunicação, estarão integrados e todas informações para o bom funcionamento da empresa reunidos em um único local.
• Fluidez de atividades: as atividades rotineiras fluirão melhor e com maior rapidez, tendo em vista que operar um software é bem mais rápido e prático do que fazer todos os procedimentos com esforço humano.
• Aumento de produtividade: o administrador ou gestor perceberá o aumento de produtividade dos membros da sua equipe, afinal procedimentos automatizados tomam menos tempo do atendente.
• Redução de custos: tendo o controle por meio de automação de procedimentos, o empresário do ramo de festas conseguirá reduzir gastos desnecessários, afinal terá em mãos todos os dados financeiros para ter firmeza e segurança nas decisões.
• Redução de erros: muitas empresas utilizam planilhas para controle financeiro, o que demanda tempo e pode ocasionar erros ao serem alimentadas. Os softwares de gestão podem reduzir significantemente os erros humanos, afinal terão acesso aos dados necessários para execução das tarefas.
• Segurança das informações empresariais: por usarem a forma de armazenamento em nuvem, a segurança das informações é bem mais elevada do que utilização de planilhas. Isso diminui o prejuízo em caso de roubos ou danos nos computadores e dispositivos utilizados na empresa.
• Maior controle financeiro: tendo os dados centralizados, o administrador ou gestor da empresa de festas conseguirá tomar decisões concisas e seguras, saber quando é hora certa de contratar mais funcionários, comprar mais produtos ou até mesmo expandir os negócios.

Como iniciar a automação financeira da sua empresa de festas e eventos:

Para adquirir um software de gestão, você precisa dedicar um tempo para conhecer todas as necessidades da sua empresa e verificar o que precisa, pode e deve ser automatizado. É importante o administrador ou gestor conversar com os funcionários para entender a dificuldade da empresa como um todo e assim procurar por software para que vá auxiliar a todos, no geral.

Após entender todas as deficiências dos setores, você deverá pesquisar quais os softwares que atendem 100% da sua demanda e se encaixam no orçamento da sua empresa.

Automação financeira com o SLAPFestas:

Como dissertamos em outro artigo, o SLAPFestas é um sistema de gestão desenvolvido especialmente para o ramo de festas e eventos. Com ele é possível controlar locações, orçamentos, estoque e financeiro das empresas atuantes nesse ramo.

Pensando em controle como um todo, foram desenvolvidas algumas funcionalidades dentro do SLAPFestas para automatizar os procedimentos financeiros da sua empresa.

Sendo assim, utilizando o SLAPFestas os administradores ou gestores poderão utilizar os recursos disponibilizados para tomada de decisões e melhorias no quesito financeiro, como citamos acima.

Conhecendo o menu financeiro do SLAPFestas:

Vamos dissertar, brevemente, sobre as funcionalidades relacionadas ao financeiro dentro do SLAPFestas.

• Fluxo de Caixa: a primeira funcionalidade disponível no menu financeiro do SLAPFestas é o Fluxo de Caixa. A funcionalidade permitirá que você tenha acesso aos dados financeiros por dia ou por mês. Você pode escolher apenas um dia para verificar os dados ou traçar o período que desejar. Após isso, poderá exportar os dados em PDF ou Excel para analisar melhor informações.
• Movimentações (despesas ou recimentos): a segunda funcionalidade disponível é onde você lançará todos os recebimentos ou despesas da sua empresa. Quando possuir um recebimento extra (fora das parcelas de locações) você poderá acessar o menu financeiro / movimentações e adicionar esse recebimento, inserindo o nome do cliente, valor, data, se está vinculado ao seu plano de contas e a descrição do recebimento em questão. Poderá fazer o mesmo procedimento anterior para lançar uma despesa da sua empresa de festas ou eventos. Ainda nessa opção do menu, você poderá puxar um relatório mensal dos seus recebimentos ou das suas despesas e exportar o relatório em Excel, PDF ou Print.
• Contas a receber: essa é a terceira funcionalidade do menu financeiro. Todas as parcelas das locações em aberto estarão listadas nessa opção. Sendo assim, quando for identificado o pagamento do seu cliente referente a tal parcela, basta pesquisar o nome dele para quitar essa parcela. Você poderá também enviar o recibo da parcela por email, editar a parcela ou enviar um lembrete ao seu cliente.
• Contas a pagar: nesta quarta funcionalidade, você poderá visualizar as contas da sua empresa, aquelas contas que ainda não foram quitadas. Você também poderá traçar um período (intervalo de um mês, por exemplo) para que seja gerado um relatório, que poderá ser exportado em PDF para melhor análise dos dados.
• Reposição de materiais: na quinta funcionalidade do menu financeiro, você encontrará a Reposição de Materiais. Nessa opção, estarão listados todos os débitos dos seus clientes que por acaso quebraram ou danificaram os produtos locados. Quando o cliente quitar o débito em questão, você deverá acessar essa funcionalidade para dar baixa na pendência.
• Formas de Pagamento: sexta funcionalidade do menu financeiro. Nessa opção você cadastra todas as formas de pagamento adotadas pela sua empresa de festas e eventos (cartão de crédito/débito, crediário, cheque, etc.). Não se esqueça de inserir os prazos e tarifas para que o sistema possa operar corretamente.
• Plano de Contas: sétima funcionalidade do menu financeiro. Nessa opção você poderá criar um plano de contas para sua empresa, assim quando realizar a inserção das despesas ela possa constar como recebimento ou despesas.

Explicamos um pouco sobre cada funcionalidade do menu financeiro do SLAPFestas, para que você entenda como é prático e recomendado utilização de softwares para o controle financeiro da sua empresa de festas e eventos.

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