Aprenda a controlar e personalizar os contratos da sua empresa de locação de artigos de festas

Aprenda a controlar e personalizar os contratos da sua empresa de locação de artigos de festas e eventos

Hoje vamos dissertar sobre contratos de locações: como controlar e personalizar.

Primeiro vamos entender um pouco sobre o conceito de contrato e a sua importância.

Conceito: contrato é uma espécie de acordo entre duas ou mais partes, onde fica registrado todas as obrigações e deveres dos envolvidos no acordo. Deve ser constituído respeitando as normas jurídicas vigentes. Caso aconteça o descumprimento, a parte prejudicada pode solicitar o ressarcimento judicialmente.

Mas o que precisa ter dentro de um contrato?

Deve conter identificação das partes: é nessa parte que fica especificado quais as pessoas envolvidas no acordo do contrato. Deve conter os dados completos (nome, endereço, telefone, cpf ou cnpj, rg, etc.) das partes envolvidas.

Especificação do negócio acordado: descrever brevemente sobre o serviço prestado.

Precificação: essa parte discorre sobre o preço do serviço, locação, etc.

Obrigações das partes: onde fica especificado as obrigações de cada parte envolvida.

Prazos: discorre sobre os prazos de entrega do serviço.

Localidade: especifica qual comarca está sendo firmado o acordo.

Data e assinatura: inserir data que está sendo firmado contrato e as partes assinam.

Basicamente é isso a “matéria” contida em qualquer contrato e não seria diferente do contrato de locações de empresas voltadas ao ramo de festas e eventos.

É importante ressaltar, que deve ser observado com cautela todas as cláusulas presentes no seu contrato para que fique de acordo com as normas vigentes (código civil), a dica nesse caso é pegar um contrato padronizado ou pedir auxílio a um advogado especializado no assunto.

Antes do boom tecnológico, os contratos eram redigidos a mão, utilizando o carbono para que fosse feito em duas vias, uma para a empresa e outra para o cliente. O problema dessa prática é que muitas vezes não ficava legível, se desfazia com o tempo ou extraviava, ocasionando vários problemas para as empresas.

Em busca de soluções rápidas e eficientes, empresas atuantes no ramo de desenvolvimento de softwares, desenvolveram sistemas para que os contratos fossem automatizados e armazenados em nuvem, de forma que o empresário não perca e não fique tão vulnerável a erros humanos.

Controlando contratos através de um software de gestão:

Anterior a evolução tecnológica, o controle dos contratos era algo muito difícil de ser feito, afinal todos eram feitos a mão e armazenados em ficheiros. Por conta disso, era muito comum acontecer os conflitos das locações, onde produtos que estavam reservados eram oferecidos para outros clientes durante o mesmo período.

Pensando nisso, desenvolvedores de softwares pensaram em algo que pudesse resolver todos esses problemas de conflitos e fizesse com que as empresas de locações de materiais para festas acompanhassem a evolução tecnológica.

Hoje, existem várias ferramentas disponíveis no mercado para auxiliar empresários do ramo.

Quando se contrata um software, o usuário vai alimentar com informações e gerar pedidos por ele. Sendo assim, o software faz o controle desses contratos, informando da indisponibilidade de determinados produtos durante o período escolhido (caso esteja reservado, é claro).

Outra coisa bem interessante, é que os contratos realizados via software podem ser dinamizados, não sendo necessário redigir todas as vezes muito menos inserir informações das partes envolvidas. Vamos falar disso no próximo tópico.

Dinamização de contratos por software de gestão:

Como descrevemos acima, as empresas de desenvolvimento de softwares, criaram ferramentas tecnológicas de gestão que facilitam e promovem a integração dos setores, armazenando todas as informações importantes em um só local.

Essas ferramentas, possibilitam maior autonomia e praticidade ao gerar um contrato. Como? Vamos explicar:

Quando o empresário opta por utilização de softwares é necessário inserir algumas informações: cadastramento de produtos, informações da empresa, cadastramento de clientes. Isso é feito apenas uma vez e todas essas informações ficam armazenadas em nuvem. Ao realizar um atendimento, o colaborador acessa o sistema através de um dispositivo com conexão a internet (celular, notbooks, ipads, tablets, etc.) e segue o procedimento indicado para gerar o pedido.

Dessa forma, o sistema já tendo todas as informações citadas acima vai dinamizar o pedido, e ao concluir, o contrato estará com as informações do cliente e da empresa, não sendo necessário inserir no cabeçalho dados do cliente, dados da empresa e etc. Fácil, não é mesmo?

Controlando e dinamizando contratos com o SLAPFestas:

Como descrevemos anteriormente, o SLAPFestas é um sistema de gestão, desenvolvido especialmente para empresas do ramo de festas e eventos ou seja, empresas que fazem locações de materiais usados em festas e eventos.

O SLAPFestas permite que o gestor ou empresário faça o controle e acompanhamento dos contratos, orçamentos, estoque e financeiro da empresa de perto ou de longe, dando maior segurança para tomada de decisões e montagem de estratégias de marketing e afins. Além disso, faz com que os atendimentos sejam feitos de forma rápida e prática, levando menos tempo e aumentando a satisfação do cliente levando a empresa fechar mais negócios.

O SLAPFestas também utiliza a dinamização dos contratos. Como? Vamos explicar.

O sistema já possui um contrato padrão, onde existem cláusulas retiradas da legislação vigente, voltada para o ramo de locações.

O usuário do software precisa alimentar com informações (produtos, clientes, fornecedores, logomarca, etc.). Essas informações ficarão armazenadas ali “para sempre”. Quando um determinado cliente chega na empresa para realizar um orçamento ou locação, o usuário com poucos cliques seleciona o cadastro desse cliente e já passa para o procedimento escolhido (locação ou orçamento).

Após o passo citado acima, poderá inserir os produtos e formas de pagamento (em caso de locações) e ao finalizar o contrato estará pronto, com todos os dados do cliente, empresa e a logomarca da empresa. Esse contrato ficará armazenado no sistema e poderá ser arquivado no próprio dispositivo ou enviado ao cliente por e-mail (caso o endereço esteja no cadastro do cliente).

Quando o usuário do sistema for realizar novo contrato, caso cliente solicite peças que já se encontram reservadas em outro contrato feito no sistema no mesmo período, o SLAPFestas não permitirá inserir tais produtos pois estarão indisponíveis. Não maravilhoso?

Personalizando contrato no SLAPFestas:

O contrato padrão que citamos no tópico anterior, fica armazenado no sistema. Cada empresa possui já um contrato próprio, e mesmo contratando o sistema deseja continuar utilizando o seu contrato.

Isso é possível com o SLAPFestas, como? Vamos explicar.

Pensando na maior autonomia e satisfação dos seus usuários, o SLAPFestas possui uma funcionalidade que permite a edição do contrato padrão do sistema, inserindo suas próprias cláusulas e retirando algumas que não são utilizadas pela sua empresa.

No menu Orçamentos / Pedidos o usuário vai ter a opção editar contratos. Ao escolher essa opção o usuário poderá editar o contrato como citamos acima do jeito que melhor atende a empresa e mesmo com a edição o contrato continuará dinamizado como citamos anteriormente.

Além disso, o SLAPFestas permite  a utilização de múltiplos contratos para aquelas empresas que usam diversos contratos (prestação de serviço, decoração, locação, etc.). Assim, quando for gerar um pedido, precisará escolher qual o contrato vai utilizar para aquele cliente. 

Prático, não é mesmo?

Conhecendo o SLAPFestas:

Para você conhecer o SLAPFestas os desenvolvedores criaram um ambiente de demonstração, onde é possível realizar simulações de orçamentos e locações, bem como conhecer todas as outras funcionalidades do sistema e do site integrado.

Faça o seu cadastro gratuito para ter acesso a esse ambiente e conheça a fundo as funcionalidades e benefícios do SLAPFestas.