Emanuele Leão

Controle de orçamentos

Hoje iremos dissertar um pouco sobre os orçamentos da sua empresa. Vamos lá?

Antes da era tecnológica, as empresas não tinham outra opção para emissão de orçamento, apenas por escrito em papéis que possuíam a logo da empresa. Isso demandava tempo e muitas das vezes as informações eram escritas de forma ilegíveis ou erradas, o que interferia imensamente no fechamento do negócio.

Os anos foram passando e surgiram os computadores e as empresas começaram a implementação de orçamentos impressos, mas ainda assim não eram tão eficientes e práticos, afinal era passível dos mesmos erros, dados errados, etc.

Esse tipo de orçamento era complicado para ser controlado, os papéis poderiam sumir ou deteriorarem (dependendo do tempo e da qualidade do papel), o que tomaria tempo refazendo o orçamento, caso o cliente quisesse fechar o negócio.

Assistindo a essa necessidade tecnológica, as empresas que atuam no ramo de desenvolvimento de sistemas, sentiu a necessidade de criar softwares que pudessem atender as diferentes áreas de atuação e que o acesso às informações seria facilitado ao gestor das empresas. Surgiram então os softwares de armazenamento na nuvem.

Esses sistemas, como já dissertamos aqui, podem ser acessados e controlados pelo dono da empresa de qualquer dispositivo (móvel ou não) que tenha conexão à internet, o que facilita, e muito.

Deste modo, existe um controle do que é orçado e o empresário, mesmo ausente, poderá acompanhar o que está acontecendo na sua empresa.

Ter um sistema automatizado para orçamentos na sua empresa trará alguns benefícios, como já citamos aqui: maior controle para o gestor da empresa que conseguirá acompanhar tudo mesmo ausente, rapidez no atendimento pois as informações já foram armazenadas e o seu atendente precisará apenas de alguns clicks para finalizar o orçamento, o que resultará na satisfação do seu cliente, praticidade por ter todas as informações já armazenadas o atendimento será dinâmico, os procedimentos automatizados, o que reduzirá a incidência de erros e maior segurança pois as prestadoras desse tipo de serviço realizam backups das suas informações, de maneira que você não perderá nada, mesmo em caso de roubo dos seus computadores.

Escolhendo um Software de Gestão

Primeiramente você precisa entender a real necessidade da sua empresa, entender qual a deficiência de cada setor e analisar todas as ofertas existentes atualmente no mercado.

O sistema será um elo de ligação entre os setores da sua empresa, por isso a necessidade de entender para que o processo de implementação não seja difícil.

Você deverá analisar também se o sistema atende totalmente a sua empresa e se a prestadora desse serviço terá flexibilidade de modificá-lo caso seja necessário. Algumas empresas conseguem fazer essas alterações no sistema padrão para que fique a cara da sua empresa. Isso pode ajudar muito na adaptação.

Verifique também, se os valores de implementação e mensalidade caberão dentro do seu orçamento. Existem excelentes empresas que oferecem sistemas completos com preços variáveis, com toda certeza você achará um que se encaixará perfeitamente no seu bolso.

Orçamentos no SLAPFestas

O SLAPFestas foi desenvolvido pensando na necessidade de impedir conflitos de produtos nas empresas que atuam no ramo de locação para artigos de festas.

É um sistema de armazenamento na nuvem e com ele você poderá controlar tudo que acontece na sua empresa de maneira fácil, rápida e prática (mesmo a longas distâncias). Te dará auxílio no gerenciamento dos orçamentos, locações, estoque e financeiro.

Para gerar um orçamento no SLAPFestas é muito simples. Você precisará ter os produtos já cadastrados e o cadastro do seu cliente (caso não tenha ainda, é rápido e só precisará fazer apenas uma vez).

Ao acessar o menu Orçamentos / Pedidos do SLAPFestas, conseguirá visualizar algumas opções, a primeira delas é para gerar um novo orçamento ou pedido. Ao escolher essa opção (gerar novo orçamento) o sistema abrirá uma tela onde você precisará escolher um cliente.

Nessa tela você conseguirá ver todos os cadastros de clientes feitos por você e pela sua equipe no sistema. Você identifica o cliente em questão, clicando no certinho do quadradinho azul no canto direito da sua tela.

A segunda tela, será os dados de local, data de entrega e devolução dos produtos, horário do evento, você também poderá inserir alguma observação sobre esse orçamento.

Feito isso, você deverá escolher a opção ORÇAMENTO, está dentro de um retângulo azul, e prosseguir para a próxima etapa de elaboração do orçamento.

A terceira tela, é a tela onde tudo acontece. É onde você deverá inserir os produtos solicitados pelo seu cliente. Você poderá buscar o produto pelo nome, descrição ou código. Também poderá inserir produtos avulsos ou kits que já tenham sido montados no sistema, poderá selecionar uma categoria e aparecerá os produtos vinculados a essa categoria.

E se o meu cliente solicitar um produto indisponível no período do seu evento, o SLAPFestas mostrará isso?

Sim, caso seu cliente solicite algum produto indisponível para a data do evento o sistema mostrará uma mensagem de produto indisponível, não permitindo que você consiga inserir no orçamento do seu cliente, evitando conflitos futuros.

 Importante ressaltar, que o SLAPFestas poderá reservar a peça selecionada no orçamento ou não, depende de como funciona na sua empresa.

A quarta e última tela no processo do orçamento, é onde poderá inserir o valor do frete (caso tenha) e desconto (se for conceder). Nessa tela, no canto direito, poderá visualizar a prévia deste orçamento antes de enviar por email ou imprimir para o cliente, a fim de verificar se está tudo correto. Caso esteja, clica na opção gerar orçamento (dentro do retângulo verde).

Após o procedimento acima, abrirá uma tela onde você poderá visualizar o orçamento e terá duas opções: editar ou enviar por email. Caso necessite editar, esse atalho facilitará para você ou seu atendente. Caso possua o email do cliente poderá enviar.

Relatórios de Orçamentos

Pensando numa forma de te deixar a par dos orçamentos realizados na sua empresa, a equipe de desenvolvimento do SLAPFestas criou um relatório onde você poderá controlar/visualizar todos os orçamentos feitos no seu sistema que estão pendentes de aprovação do cliente para converter em locação.

Este relatório está localizado no menu Relatórios -> Relatório de Orçamentos. Ao selecionar essa opção aparecerá uma tela com todos os orçamentos gerados no seu sistema. Na parte superior da tela, mostrará o total de orçamentos feitos no sistema.

A listagem mostrará o nome do cliente, CPF, data da entrega dos produtos, valor total do orçamento, se é para ser feito a entrega (sim ou não), você encontrará o ícone lupa onde poderá visualizar o orçamento, e a última opção é para confirmar o orçamento. Após clicar nessa última opção, aparecerá nova tela onde você poderá editar o orçamento (caso seja preciso) e por fim converter em locação.

Depois de ler tudo isso sobre gerenciamento e automação do processo de orçamentos, você vai ficar de fora? Venha realizar o teste gratuito do SLAPFestas.


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