Matheus Leão

Gerenciamento de orçamentos e locações:

Algum tempo atrás os orçamentos e locações das empresas eram feitos através de uma espécie de ficha, feito a mão pelo atendente da empresa, o que demandava tempo e poderia prejudicar o fechamento do negócio.

Anos se passaram e com o começo do avanço tecnológico, as fichas foram esquecidas, dando lugar as planilhas, o que também atrasava os atendimentos, dificultava a procura de dados dos clientes.

Sendo assim, com o “boom” da tecnologia, empresas que trabalham com desenvolvimento de softwares começaram a pensar em sistemas que fizessem o gerenciamento dos orçamentos e locações das empresas do ramo de festas.

O que seria um sistema de gerenciamento online de produtos para locações? É um sistema que tem como função básica auxiliar você gestor no controle dos seus orçamentos e das suas locações.

É através desse sistema que você acompanhará o que acontece na sua empresa sem precisar sair da sua casa.

Podemos citar alguns benefícios por utilizar um sistema de controle de orçamentos e locações tais como maior controle para o gestor da empresa, rapidez no atendimento ao cliente o que gera maior satisfação, aumento no número de negócios fechados, maior segurança das informações, menos gastos para sua empresa.

Maior controle para o gestor da empresa:

Ao utilizar um sistema de gestão, você gestor poderá controlar de perto ou de longe tudo que ocorre na sua empresa com apenas alguns clicks.

Rapidez no atendimento ao cliente:

Por se tratar de um sistema totalmente automatizado, os atendimentos aos clientes são mais eficientes, rápidos e precisos.

Pois no banco de dados contém todas as informações (preferências, histórico de locações, formas de pagamento, etc.) que o seu atendente precisa para fechar o negócio mais rápido, deixando seu cliente satisfeito.

Aumento de número de negócios fechados:

Como está tudo armazenado no banco de dados, todas as informações em um só local, o atendente tomará menos tempo dos seus clientes, o que fará com que fiquem mais satisfeitos e propensos a fechar mais negócios com a sua empresa.

Segurança das Informações:

Quando se utiliza um sistema de gestão online possui uma segurança maior das suas informações pois as empresas prestadoras desse tipo de serviço realizam backups todos os dias para que nenhum dado seja perdido, caso aconteça algo com os computadores da sua empresa.

Menos gastos para sua empresa:

Com o sistema de gestão você poderá tomar decisões mais precisas para sua empresa, como onde investir dinheiro no Marketing ou sobre quais produtos comprar, tendo como base os produtos mais e menos locados no sistema.

Resumindo, ter um sistema de gestão de orçamentos e locações ajudará a sua empresa em vários quesitos e te deixará mais seguro pois os processos diários estarão mais rápidos e eficazes.

Vamos falar sobre o processo de orçamentos e locações no SLAPFestas?

O SLAPFestas é um sistema web que faz o controle das suas locações, estoque e financeiro, te permite controlar e acompanhar a sua empresa de onde estiver com poucos clicks.

Menu Orçamentos / Pedidos SLAPFestas:

Ao acessar essa opção no SLAPFestas, aparecerá algumas opções para você:

  • Novo Orçamento / Pedido: é nessa opção que você conseguirá gerar um novo orçamento ou pedido de locação no sistema Ao selecionar essa opção, vai aparecer para você uma tela para escolher o seu cliente (precisa ter o cadastro já salvo no sistema, como já dissertamos sobre isso aqui).

Após escolher o seu cliente, passará para a próxima tela, onde precisará inserir informações como data do evento, data de entrega e devolução dos produtos, endereço do evento, tema da festa, etc. É nessa tela também que você escolherá se esse pedido é um orçamento (ícone em azul) ou se é uma locação (ícone verde) e poderá, também, inseri alguma observação nesse pedido.

A próxima tela que aparecerá para você (tanto para orçamento quanto para locação), é onde deverá inserir os produtos. Poderá inserir um kit (já cadastrado no sistema) ou produtos avulsos. O SLAPFestas permite a busca pelo nome do produto, ou poderá escolher a categoria que aparecerá todos os produtos cadastrados e vinculados a essa categoria. Ex: Cristaleiras -> Aparecerá todas as cristaleiras que você cadastrou no seu estoque – Cristaleira branca MDF, Cristaleira Branca com gaveta, etc.

Após escolher o primeiro produto, aparecerá a quantidade disponível para aquele período inserido (data de entrega e data de devolução).

Para adicionar o produto é só clicar no ícone + (dentro do quadradinho azul).

Se não possuir produtos disponíveis para esse período, o SLAPFestas mostrará uma mensagem na parte superior da tela do sistema, avisando que o produto não está disponível, o que evita os conflitos.

Depois que inserir todos os produtos desse pedido, deverá clicar no ícone verde PRÓXIMO PASSO.

Se for um orçamento, vai aparecer uma tela para desconto e frete e na tela do lado direito uma opção para visualizar a prévia do orçamento. Ao verificar que está tudo correto, clique no ícone verde GERAR ORÇAMENTO.

Se for uma locação, após clicar no Próximo Passo, aparecerá uma tela para inserir as informações do pagamento. Se é à vista ou parcelado, a forma de pagamento (dinheiro, crédito, débito, etc.), frete, desconto, total, etc.

No canto direito da tela, tem um resumo do pedido e poderá visualizar a prévia do contrato.

Ao verificar que todas as informações estão corretas, clique no ícone azul gerar. Após clicar nesse ícone, vai aparecer o pedido de confirmação do valor e das parcelas, se estiver tudo de acordo com o combinado, clique no ícone verde confirmar e concluir. Aparecerá nova janela pedindo confirmação. Selecione a opção SIM, a tela atualizará e aparecerá para você o pedido e contrato de locação, na parte superior tem opções de editar ou enviar por email, baixar ou imprimir o contrato.

Simples e rápido, não é mesmo?

 

  • Devolução de Pedidos: Essa é a segunda opção no menu de Orçamentos / Pedidos do SLAPFestas.

Logo na tela aparecerá para você um campo de busca, onde poderá pesquisar uma determinada locação que está pendente da devolução.

E embaixo poderá visualizar todas as devoluções que estão previstas para o dia que está acessando e as anteriores ao dia de acesso que se encontrarem pendentes.

Nessa tela, aparecerá uma lista com o nome dos clientes, data da devolução, total. Poderá visualizar o pedido ao clicar no ícone Lupa.

Clicando em confirmar devolução, a tela atualizará e vai aparecer uma nova opção.

Todos os produtos do pedido, com a quantidade solicitada e quantidade devolvida. Você deverá conferir se os números batem. Se não baterem, coloque a quantidade de item que está sendo devolvido e confirme (devolução parcial). Se os números estiverem corretos, poderá confirmar tudo de uma só vez na parte superior do sistema, onde aparece a pergunta TODOS OS ITENS FORAM DEVOLVIDOS CORRETAMENTE? Clicando no sim SOMENTE se todos os itens estiverem sido devolvidos de forma correta.

É importante conferir todos os produtos no ato da devolução para não gerar conflitos no estoque.

 

  • Consultas: O terceiro módulo desse menu de Orçamentos / Pedidos é a opção de consultas. Nesse campo você poderá pesquisar por uma determinada locação ou orçamento.

Clicando nessa opção, aparecerá uma tela com a quantidade de locações encontradas, logo em seguida campos de preenchimento para busca.

Primeira opção é Entrega: você seleciona a data de entrega de produtos que deseja.

Segunda opção é Devolução: coloque a data de devolução, traçando um período para a pesquisa.

Terceira opção é o Frete: escolha a opção sim se desejar pesquisar todas as locações nesse período que tiveram frete, escolha a opção não se desejar pesquisar as locações que não tiveram frete.

Quarta opção é o STATUS: duas opções 1) orçamentos 2) locações. Selecione orçamentos se desejar pesquisar todos os orçamentos do período traçado, selecione a opção locações se desejar pesquisar somente as locações. Deixe o status no padrão TODOS e o sistema pesquisará tanto as locações como os orçamentos.

Quinta opção é clientes: poderá selecionar um cliente específico ou deixar como todos, assim aparecerá todos as locações/ orçamentos de toda carta de clientes ou de apenas um.

Após preenchimento de todos os campos citados acima, você clica em consulta (ícone lupa, quadrado laranja) e pronto, o sistema mostrará as informações dentro do período estipulado.

 

  • Edição de contrato: Sim, o SLAPFestas agora te presenteia com a autonomia de editar o seu contrato quando desejar.

O SLAPFestas possui um contrato de locação padrão, já inserido no sistema, você pode editar esse contrato como achar melhor, inserindo ou retirando cláusulas e adaptando da melhor forma para sua empresa.

 

  • Mensagem de Orçamento: Agora você pode deixar uma mensagem no orçamento dos seus clientes. Uma questão muito requisitada pelos nossos clientes era poder inserir uma mensagem personalizada no orçamento (prazo de validade desse orçamento), pensando nisso os desenvolvedores do SLAPFestas inseriram no sistema essa opção.

Ao clicar nessa opção, vai abrir uma tela de edição. Você poderá inserir uma breve mensagem sobre o orçamento. Ex: Este orçamento é válido por 10 dias.

Assim, o seu cliente ficará atento sobre a validade e não poderá reclamar, caso o orçamento expire e os produtos sejam locados a outra pessoa.

 

  • Mensagem de Email: Você poderá personalizar, também, a mensagem do email que será enviado ao seu cliente.

Ao clicar nessa opção, aparecer uma tela de edição, semelhante a tela de mensagem de orçamento, com duas opções: na primeira você poderá inserir uma mensagem para o orçamento que está encaminhando, na segunda uma mensagem para o contrato de locação que está encaminhando.

 

Depois de obter todas essas informações sobre os benefícios e praticidade de um sistema de gestão de orçamentos e locações, o que está esperando? Venha você também para o time dos usuários do SLAPFestas. Solicite acesso gratuito ao ambiente de demonstração e veja na prática os benefícios do sistema.

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