Como controlar o Estoque da sua empresa e como fazer a Reposição de Produtos de maneira correta

Controle de Estoque e sua importância

Toda empresa que ofereça serviço com produtos (seja venda ou locações) precisa pensar em controlar a fundo seu estoque. É importante saber quais peças a demanda é maior, quais peças se tornaram obsoletas, quantos produtos possui na empresa, etc.

Engana-se o empresário que acha que o controle de estoque é apenas gerenciar os produtos que entram (compra) e saem (locação ou venda). O controle de estoque significa controlar e administrar bem o capital parado da empresa.

A falta de controle sobre seu estoque pode significar um prejuízo imensurável a sua empresa e perda de clientes que buscarão na concorrência o que não achou na sua empresa. E não é isso que você quer, não é mesmo?

Podemos dizer, que o controle do estoque também significa sobrevivência da sua empresa no mercado tão competitivo como o do ramo das festas, pois o estoque atualizado e organizado significa produtos de qualidade e satisfação dos seus clientes.

Com um bom gerenciamento/controle do seu estoque será possível reduzir a quantidade de produto se tornando inútil, saber qual produto a demanda é maior, sendo necessário compra de mais exemplares. Sem contar que poderá oferecer preços variáveis, fazendo frente a sua concorrência, o que colocará a sua empresa no radar de possíveis novos clientes, além de manter os antigos.

Um bom local de armazenamento do acervo também é peça fundamental no sucesso do gerenciamento do seu estoque. Precisa ser um local onde ficará fácil o acesso e visualização dos produtos que você possui. Além de facilitar, também, para o seu funcionário que precisará localizar o produto para entregar ao cliente.

Você deverá analisar e planejar com cuidado para que não armazene produtos em excesso, causando a falta de espaço ou falta de mão de obra especializada para manutenção e nem deixar que falte um produto que a demanda seja alta.

Uma forma eficaz de controle, é o inventário. Interessante, seria fazer esse inventário periodicamente, dessa forma poderá verificar o que foi desfalcado (por perda ou roubo), o que precisa de mais exemplares, o que está obsoleto e retirar do acervo, etc. O inventário te permitirá contabilizar, também, o seu “capital parado”.

Gerenciamento de Estoque Automatizado

Com o aumento de procura por sistemas que automatizam as rotinas básicas de todos os ramos, as empresas que atuam no desenvolvimento de sistemas, percebeu que poderiam facilitar também a rotina no controle de estoque, automatizando os processos de gerenciamento.

Com o passar do tempo, como já dissertamos aqui, foi visto que as planilhas não são mais tão eficientes no bom controle de gestão de estoque, elas podem ser apagadas (as vezes sem querer) além de dificultar o acesso quando você não estiver na empresa.

A automatização dos processos rotineiros, ajudará no crescimento da sua empresa, impulsionando as suas vendas. Não é esse o sonho de todo empresário?

Como fazer o controle de estoque de forma automatizada?

Esses sistemas são uma espécie de elo entre os setores da empresa, inclusive com o estoque. Você precisará cadastrar os seus produtos de forma correta (alguns sistemas permitem inclusão de imagens dos produtos), descrevendo o tamanho, cor, etc. Assim criará o inventário do seu estoque dentro do próprio sistema.

Uma vez cadastrados não será necessário refazer esse cadastro, mesmo comprando mais exemplares, precisará, apenas, editar a quantidade do produto.

Quando o seu cliente chegar para fazer orçamento ou contrato de locação só pesquisar os produtos desejados e inserir no pedido. Sem perder muito tempo, bem prático, não é?

Controle de Estoque no SLAPFestas

O SLAPFestas, como já dissertamos, um sistema de armazenamento na nuvem que auxilia no gerenciamento de orçamentos, locações, ESTOQUE e financeiro das empresas atuantes no ramo das festas.

Com ele você poderá realizar cadastro dos seus produtos, inserindo descrições para facilitar a busca quando o cliente estiver na sua empresa, sem tomar muito tempo.

O SLAPFestas permitirá que você visualize uma listagem de todos os seus produtos, informando os valores de reposição, de compra e unitário. Informando também a quantidade de produto disponível em estoque, em qual categoria esse produto está vinculado, foto do produto (caso tenha inserido no cadastro). Essa listagem é uma espécie de inventário do seu acervo na tela do seu computador. Ao final da página você poderá exportar todos esses dados em forma de PDF ou Excel e saber o valor total do seu acervo. Não é maravilhoso?

Sobre reposição de produtos

É muito comum após uma locação produtos voltarem quebrados ou não serem devolvidos por perda total.

Ao cadastrar o produto dentro do SLAPFestas você poderá incluir o valor de reposição (que seria em caso de perda total) e o valor de reparo (que será apenas para reformar o produto, caso volte danificado). Sendo assim, o seu cliente já faz um orçamento ou locação sabendo desses valores e você se sentirá mais seguro (a) para cobrar caso ocorra.

Mas como gerar esse débito para meu cliente?

Simples. Quando seu cliente fizer a devolução dos produtos sua equipe fará o checklist para verificar se está tudo correto, inteiro e de acordo com o que saiu da sua loja, certo? Ao perceber que determinado produto está com uma quantidade menor, deverá informar no sistema a quantidade de produto que está voltando, fazendo isso, automaticamente o sistema emitirá um débito em nome do seu cliente. Não entendeu? Vamos explicar melhor:

O cliente José alugou cinquenta copos da sua empresa. Ao voltar para devolver os produtos, sua equipe verificou que está faltando dez copos. A atendente informará no sistema que o José está devolvendo quarenta copos apenas. Ao fazer isso, o sistema vai gerar um débito para o José, referente ao valor acordado de reposição (inserido no ato do cadastro do produto) desses 10 copos faltantes. Você visualizará esse débito no menu Financeiro -> Reposição de Material. Quando José quitar esse débito, você poderá emitir o recibo referente.

Consequentemente, ao informar a perda desses dez copos, o sistema automaticamente fará a baixa no estoque. Exemplo: você tinha 100 copos no total, José alugou cinquenta e devolveu apenas quarenta. O estoque ficará com total de 90 copos.

Desse modo o seu estoque estará sempre atualizado e automatizado. Fazendo com que você se atualize e não deixe que produtos danificados permaneçam no seu acervo e que falte produtos.

Agora que você já conhece a praticidade de controlar seu estoque de forma automatizada, venha fazer um teste gratuito no demonstrativo do SLAPFestas.