Como controlar a saúde financeira da sua empresa de locação de materiais para festas

Como controlar a saúde financeira da sua empresa de locação de materiais para festas

É importante os empresários e gestores façam o controle financeiro das empresas, para garantir consolidação no mercado e a empresa seguir sem sofrer prejuízos e problemas mais graves.

Vamos entender um pouco sobre controle financeiro neste artigo.

Esse controle, seria o manuseio de informações relacionadas as finanças da empresa, tudo que entra e sai, prospecto de caixa no final do mês ou um determinado período.

É importante entender que esse acompanhamento deve ser feito de perto e de forma precisa / periódica. Esse acompanhamento, permitirá que o empresário tome decisões importantes como expandir os negócios, contratar mais pessoas ou aumentar o estoque.

Esse controle, envolve também ter o gerenciamento das contas a pagar da empresa, assim a empresa não gastará mais do que possui em caixa. Abaixo, estará listado alguns benefícios desse controle:

Pagamentos: esse controle e acompanhamento financeiro permite que o empresário / gestor saiba exatamente quando precisará efetuar pagamentos de fornecedores, funcionários, impostos, etc.

Corte de gastos: permitirá também saber exatamente a hora de cortar gastos desnecessários.

Verificação de resultados: possibilita verificar os resultados das campanhas de marketing e saber quando continuar a investir.

Investimento em ampliação do estoque: o controle financeiro permitirá que seja feito investimento no aumento do estoque na hora oportuna, nem cedo demais nem tarde demais.

Planejamento: esse talvez seja o ponto mais importante. Através dos prospectos financeiros o empresário consegue fazer um planejamento sobre o negócio com maior precisão.

Entenda sobre softwares de gestão:

Os softwares são ferramentas importantes para o controle e gerenciamento de empresas, seja do ramo de festas ou de outro.

Foram desenvolvidos pensando no armazenamento de informações importantíssimas para o gestor / empresário em um só local, promovendo a integração de setores bem como a organização da empresa.

Essas ferramentas, possuem módulo voltado ao financeiro onde é permitido fazer esse controle e acompanhamento de que estamos falando.

Como exemplo, temos o fluxo de caixa. Essa funcionalidade permite que os gestores obtenham todas as informações sobre as receitas da empresa (despesas fixas e variáveis, recebimentos, etc.) O interessante é fazer esse acompanhamento diariamente ou no mínimo semanalmente.

Outro exemplo é o controle de contas a receber e contas a pagar (movimentações). Os softwares conseguem controlar e informar tudo que a empresa tem para recebimento e para despesas. Permite que os gestores com poucos cliques obtenham informações necessárias para tomada de decisões, evitando cobranças indevidas ou pagamento de juros.

Um outro bom exemplo é sempre ter um plano de contas, onde poderá vincular todas as movimentações financeirdas da sua empresa e dividí-la entre recebimentos ou despesas.

E chegamos em um assunto que queremos ressaltar: despesas.

Controle de despesas fixas e variáveis através de um software de gestão:

É importante que seja feito o acompanhamento das despesas fixas e variáveis das empresas atuantes no ramo de festas e eventos.

Vamos entender, um pouco, sobre cada uma:

Despesas fixas: despesas fixas são aquelas que existem em todos os meses: aluguel, salário, água, luz, internet, etc.

Despesas variáveis: são aquelas despesas que não estão sempre presentes, como um imposto pago somente uma vez, compra de algum material de escritório ou algum reparo no estabelecimento. São despesas esporádicas mas que precisam ser controladas.

Controlar onde, quando, como e por que está gastando determinado valor é o que faz a diferença no bom funcionamento e saúde financeira de um empresa de festas.

Gestão Financeira com SLAPFestas:

O SLAPFestas, como já falamos é um sistema de gestão, desenvolvido especialmente para empresas atuantes no ramo de locação de materiais para festas e eventos. Foi criado com o objetivo de eliminar os conflitos de locação, gerenciamento de contratos, orçamentos, estoque e financeiro.

Está dividido em módulos o que facilita o manuseio do sistema, se tornando intuitivo, sendo assim o usuário não precisará “perder” mais tempo procurando as funcionalidades e “perdendo” mais o cliente na loja.

Hoje vamos dá ênfase no módulo financeiro, voltado para o controle de despesas.

Ao clicar no módulo financeiro, o usuário vai se deparar com as seguintes opções:

Fluxo de caixa: onde é possível visualizar as movimentações relacionadas aos recebimentos da empresa de forma diária ou por determinado período.

Movimentações: onde está relatado todas as movimentações de recebimentos e despesas.

Contas a receber: onde fica listado as parcelas que estão em aberto, a receber.

Contas a pagar: onde se é possível visualizar todas as contas a pagar da sua empresa, ou seja, despesas.

Reposição de materiais: quando o cliente não devolve o produto ou o devolve com alguma pendência, sendo necessário gerar o débito de reposição de materiais, é nessa opção que o usuário do sistema vai encontrar o débito.

Formas de pagamento: onde o usuário faz o cadastramento das formas de pagamento que a empresa trabalha (dinheiro, cartão de débito ou crédito, cheque, crediário, etc.).

Plano de contas: o usuário vincula determinada despesa ao plano de contas (que pode ser despesas ou recebimentos).

Essa foi uma breve explicação do menu financeiro do SLAPFestas, em outros artigos falaremos sobre cada um separadamente.

A ênfase hoje é nas despesas.

Controlando suas despesas com o SLAPFestas:

Como explicamos acima, o SLAPFestas possui um módulo de controle financeiro para auxiliar o gestor / empresário a entender mais profundamente sobre a saúde financeira da empresa.

Hoje vamos destacar o controle de depesas.

No submódulo movimentações, o usuário visualiza tanto os recebimentos quanto as despesas.

As empresas precisam controlar as despesas, como enfatizamos ao longo desse artigo, e nesse submódulo será possível fazer isso.

Clicando no menu financeiro, e escolhendo Movimentações é possível cadastrar as despesas fixas e variáveis de uma empresa.

Mas como? Vamos mostrar nesse artigo como é fácil.

Primeiro passo é você cadastrar previamente um fornecedor para tal despesas (esse cadastro é feito no módulo cadastro → submódulo cadastrar fornecedores).

Feito o primeiro passo, volte ao menu financeiro → movimentações → despesas.

Após o procedimento citado acima, será possível ao usuário visualizar uma janela que precisará ser preenchida.:

Favorecido (será o nome que colocou no cadastro de fornecedores citado acima).

Plano de contas, onde poderá vincular a despesa ao plano de contas citado anteriormente nesse artigo.

Descrição.

Caso opte por cadastramento de uma despesa recorrente, aquelas despesas fixas que falamos nesse artigo, acione o botão recorrente. Ao realizar essa ação, a janela de preenchimento ficará maior:

Favorecido (será o nome que colocou no cadastro de fornecedores citado acima).

Plano de contas, onde poderá vincular a despesa ao plano de contas citado anteriormente nesse artigo.

Descrição

Valor → dividir em parcelas

Parcela → incluir parcela na descrição

Iniciar parcela em

Periodicidade

Gerar parcelas.

Caso o usuário opte por despesa variável, deverá seguir o primeiro procedimento. Caso esteja cadastrando algo recorrente (fixa, mensal) deverá seguir o seguinte procedimento.
Ao escolher a despesa recorrente, não será preciso refazer todo mês o cadastro dessa despesa. Uma vez feita, ela ficará salva no sistema até que seja quitado a última parcela.

Essa segunda opção é muito boa para cadastramento de aluguel, salário de funcionários, serviços contratados com preço fixo, telefone, internet, etc.

Assim o empresário / gestor consegue ter o controle financeiro da sua empresa com poucos cliques sem muito trabalho.

Não é perfeito?

Solicite acesso ao módulo de teste e simulações, assim poderá conhecer essa e outras funcionalidades e benefícios do SLAPFEstas.