Saiba como os sistemas de gestão dinamizam e permitem o uso de múltiplos contratos

Artigo 19: Contratos dinamizados com um sistema de gestão

Alguns anos atrás, as empresas não possuíam automação digital e todos os orçamentos e contratos eram redigidos a mão, utilizando aqueles blocos, onde existia o uso do carbono para que uma via fosse para o cliente outra via para empresa.

Essa prática, gerava erros de grafia, erros de quantidade de produtos, o papel desgastava e ocorria em algumas empresas até sumiço das vias, o que poderia causar prejuízo e perda de clientes.

Com a aparição dos computadores, as empresas se atualizaram e começaram a utilização do mesmo, onde poderiam salvar a cópia na máquina utilizada na empresa, caso ocorresse o sumiço, poderia imprimir novamente, quantas vezes precisasse, o que foi um alívio para os empresários.

Os programadores de sistemas, perceberam que poderiam desenvolver programas onde pudessem dar autonomia e praticidade aos empresários, de modo que ele pudesse gerir a sua empresa com um único sistema, fazendo com os procedimentos rotineiros de atendimento e prestação de serviços tomassem menos tempo, se tornando dinâmicos.

Os empresários chegaram a conclusão que, após adotarem os softwares em suas empresas, os erros humanos e o tempo gasto com os procedimentos de atendimento e prestação de serviços foram reduzidos.

Isso impulsionou o mercado de tecnologia e a procura por softwares que fizessem o controle das empresas em todos os setores de atuação, mas principalmente no setor de festas e eventos.

O empresário pode ter o controle de todas as locações, todo o financeiro, emitir relatórios que auxiliam na toma de decisões tudo com um único sistema. Até os contratos de locações são otimizados dentro do sistema, fazendo com o gestor tenha um respaldo em caso de descumprimento do acordado.

Contratos dinamizados dentro do sistema de gestão de locação

Vamos começar esse tema, falando sobre o conceito jurídico de contrato:

Contrato: o contrato gira em torno das vontades das partes, onde são discutidos direitos e deveres de cada parte. O contrato tem efeito jurídico e terão consequências em caso de descumprimento do que foi acordado.

Alguns anos atrás, as empresas não possuíam automação e todos os orçamentos e contratos eram redigidos a mão, utilizando aqueles blocos, onde existia o uso do carbono para que uma via fosse para o cliente outra via para empresa.

Essa prática, gerava erros de grafia, erros de quantidade de produtos, o papel desgastava e ocorria em algumas empresas até sumiço das vias.

Pensando em sanar esse problema, os programadores de sistemas de gestão, pensaram numa forma da empresa ter o seu contrato dentro do sistema, otimizado e dinamizado. Para que maior praticidade que isso?

Mas afinal, o que seriam contratos dinamizados?

Vamos explicar: Quando se contrata um sistema, precisará alimentá-lo com as informações da sua empresa, inserindo cadastros dos seus clientes, inserindo os seus produtos e serviços prestados, certo?

Ao gerar o pedido dentro do sistema, você vai escolher um cliente que já foi previamente cadastrado. Após passar por todo procedimento da confecção do pedido e finalizar, o sistema vai gerar o contrato, preenchendo automaticamente todos os dados do seu cliente (puxando do cadastro que citamos anteriormente) e todos os dados da sua empresa (que foi preenchido no ato de instalação do software), ou seja, as partes de contratante e contratado, não sendo necessário o preenchimento dos dados.

O atendente da empresa não precisará escrever absolutamente nada, abandonando completamente as práticas antigas de confecção de pedido que citamos no começo desse artigo.

A logomarca da empresa, que foi inserida nas configurações do sistema contratado também aparecerá automaticamente no contrato, sem precisar fazer repetidas vezes.

Não é maravilhoso?

Mas o que deve conter no contrato de locação?

É importante que a empresa possua uma assessoria jurídica para que tenha todo o respaldo necessário em caso de descumprimento do que foi acordado e principalmente na elaboração do contrato de locação, pois as suas cláusulas devem ser de acordo com as leis vigentes no país.

Vamos abordar de forma genérica o que um contrato de locação precisa ter:

• Identificação das partes: deve conter uma apresentação de ambas as partes: empresa e cliente. É importante que tenha todos os dados completos para que em caso de necessidade de mover ação o contrato esteja devidamente preenchido.
• Formas de pagamento: é importante que esteja bem definida e clara a questão das formas de pagamento adotadas pelo seu cliente e o que já foi pago por ele. Nesse quesito deve conter quantas parcelas (em caso de pagamento parcelado) foi dividido, qual método de pagamento adotado (cartão, dinheiro, cheque, etc.).
• Produtos locados: deve conter a listagem dos produtos que o seu cliente está locando. Em alguns contratos é possível até inserir foto do produto.
• Obrigações das partes: é de suma importância que tenha cláusulas que descrevem as obrigações das duas partes (contratantes e contratados), assim será incontestável caso precise mover ação jurídica.
• Cláusulas de descumprimento de contrato: necessário que no contrato de locação tenha uma cláusula que discursa sobre as consequências do descumprimento do contrato.
• Cláusulas de inadimplência: extremamente importante discursar sobre cláusulas de inadimplência, assim o cliente ficará ciente das consequências caso não pague o valor do contrato.
• Mencionar sanções: deve conter também menções sobre as sanções em caso de quebra desmotivada de contrato. Essa é uma maneira adotada para que o empresário tenha respaldo em caso de ações de má fé.
• Estipulação de foro: deve conter, informações sobre o foro (local) onde aquele contrato está sendo firmado.

Contratos dentro do SLAPFestas:

Como já dissertamos aqui anteriormente, o SLAPFestas é um software de gestão para empresas no ramo de festas e eventos. O sistema visa a eliminação dos conflitos de locação, controle financeiro, controle de estoque e emissão de relatórios gerenciais que auxiliam o empresário a tomar decisões e conduzir melhor o seu negócio.

O SLAPFestas possui um contrato padrão dinamizado dentro do sistema. Ao selecionar a opção de locação, o sistema vai “puxar” todas as informações de ambas as partes (empresa e cliente) que foram inseridas no sistema em outra ocasião.

O contrato é padronizado, contendo os principais assuntos, citados por nós no item anterior, mas o empresário não precisa ficar preso aquele contrato. Dentro do próprio sistema existe uma funcionalidade de edição, onde o usuário poderá inserir ou retirar cláusulas com intuito de adequá-lo ao funcionamento da sua empresa. Isso pode ser feito várias ou apenas uma vez, quando e como desejar.

Não é ótimo?

Múltiplos contratos dentro do SLAPFestas:

Pensando em empresas que trabalham com mais de um tipo de contrato, os desenvolvedores do SLAPFestas criaram uma maneira que o usuário poderá inserir múltiplos contratos no sistema e quando for gerar a locação poderá escolher qual contrato deseja utilizar.

Não entendeu? Vamos explicar melhor.

O usuário poderá ter mais de um contrato dentro do sistema da empresa, por exemplo um contrato de locações de artigos ou um contrato de prestação de serviço, quando o cliente chegar na empresa, ele pode selecionar qual contrato vai emitir para o seu cliente.

Quer praticidade? Venha para o time de usuários do SLAPFestas.

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